Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Said Gedik Breitenseer Straße 110–112/15/13 1140 Wien, Österreich E-Mail: fleetbook.at@gmail.com

2. Welche Daten werden verarbeitet

• Konto-Daten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, optional 2FA-Secret, Firmenname.
• Betriebsdaten: Fahrzeuge, Fahrer, Tagesumsätze, Ausgaben, Compliance-Fristen, Tarife.
• Audit-Daten: Änderungshistorie aller Einträge (Zeitpunkt, Nutzer, vorheriger und neuer Wert).
• Login-Daten: IP-Adresse (kurzfristig für Brute-Force-Schutz), Zeitpunkt.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Aufzeichnungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §132 BAO).

4. Speicherdauer

Aufzeichnungen mit steuerlicher Relevanz (Umsätze, Ausgaben, Tarife, Compliance) werden gemäß §132 BAO sieben Jahre aufbewahrt. Konto-Daten werden bis zur Kündigung gespeichert. Audit-Logs werden append-only mit den Buchungsdaten geführt und unterliegen der gleichen Frist.

5. Empfänger der Daten

• Vercel Inc. (USA) — Betrieb der Anwendung als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Auftragsverarbeitungs­vertrags des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.
• Neon Inc. (USA) — Betrieb der Datenbank als Auftragsverarbeiter, ebenfalls auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags des Anbieters einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.
• Steuerberater des Kunden — nur bei aktiver Daten-Übertragung durch den Kunden (Export-Funktion).
• Behörden — nur soweit gesetzlich verpflichtet (z.B. Abgabenbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung).

5a. Speicherort und Übermittlung in Drittländer

Die Datenbank wird derzeit in einem Rechenzentrum in den USA (Region Oregon) betrieben, die Anwendung selbst auf der Infrastruktur von Vercel. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln in den Auftragsverarbeitungsverträgen der genannten Anbieter. Eine Verlagerung der Datenbank in die Europäische Union (Frankfurt) ist geplant; diese Seite wird nach der Umstellung entsprechend aktualisiert.

5b. Rollenverteilung bei Fahrer- und Betriebsdaten

Für die Daten, die ein Taxiunternehmen in FleetLedger erfasst — etwa Namen von Fahrern, Ausweisfristen, Umsätze und Abrechnungen — ist das jeweilige Unternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. FleetLedger verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Unternehmen, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO benötigen, erhalten diesen auf Anfrage unter der oben genannten Adresse.

6. Datensicherheit

• Übertragung ausschließlich verschlüsselt via HTTPS / TLS.
• Passwörter werden mit bcrypt (Cost-Faktor 12) gehasht.
• Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP).
• Brute-Force-Schutz auf Login- und Registrierungs-Endpunkten.
• Mandantenisolation auf Datenbankebene (companyId-Filter).

7. Cookies

Es wird ausschließlich ein technisch notwendiger Session-Cookie zur Aufrechterhaltung der Anmeldung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es findet kein Tracking statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — über die App jederzeit selbst auslösbar.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — JSON-Export in den Einstellungen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (dsb.gv.at)

9. Kontakt für Datenschutzanfragen

E-Mail: fleetbook.at@gmail.com
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).